Aktualizacja: 7 lipca 2026 r.
Od 1 lipca 2026 r. część pojazdów lub zespołów pojazdów o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 2,5 tony, wykorzystywanych w międzynarodowym transporcie rzeczy albo kabotażu, może podlegać obowiązkom związanym z tachografem i zasadami czasu pracy kierowców. To nie oznacza automatycznie, że każdy bus w firmie musi mieć tachograf. Znaczenie ma masa pojazdu lub zestawu, rodzaj przewozu, sposób wykorzystania pojazdu oraz ewentualne wyłączenia.
Dla firm realizujących przewozy zagraniczne lżejszymi pojazdami to temat, którego nie warto odkładać. W praktyce chodzi nie tylko o samo urządzenie w pojeździe, ale też o kartę kierowcy, zapisy aktywności, pobieranie danych, dokumentację oraz realne planowanie tras. Błąd najczęściej nie polega na tym, że firma nie chce działać zgodnie z przepisami. Problem zaczyna się wtedy, gdy obowiązki nie zostaną sprawdzone przed pierwszą trasą.
Kogo może dotyczyć zmiana od lipca 2026?
Najbezpieczniej patrzeć na ten temat przez trzy pytania: jaka jest dopuszczalna masa całkowita pojazdu lub zestawu, czy przewóz ma charakter międzynarodowy albo kabotażowy oraz czy jest to przewóz rzeczy wykonywany w ramach działalności firmy, w szczególności zarobkowy transport międzynarodowy albo kabotażowy. Dopiero po połączeniu tych elementów można ocenić, czy w konkretnym przypadku pojawiają się obowiązki związane z tachografem.
Dlatego w firmie nie wystarczy ogólne stwierdzenie: „jeździmy busami, więc nas to nie dotyczy”. Równie ryzykowne jest założenie odwrotne, że każdy pojazd dostawczy automatycznie podlega nowym wymaganiom. Decydują szczegóły: dokumenty pojazdu, masa zestawu z przyczepą, charakter przewozu i trasy wykonywane za granicą.
Dlaczego temat jest ważny dla małych firm transportowych?
Busy przez lata kojarzyły się z większą elastycznością niż klasyczny transport ciężarowy. Przy przewozach międzynarodowych ten model działania wymaga jednak coraz większego porządku w dokumentach i danych. Kontrola może dotyczyć nie tylko samego pojazdu, ale również tego, jak firma organizuje pracę kierowcy i czy potrafi wykazać zgodność z obowiązkami.
Jeżeli pojazd podlega wymogom tachografu, samo zamontowanie urządzenia nie rozwiązuje sprawy. Kierowca musi wiedzieć, jak prawidłowo rejestrować aktywności, firma powinna pobierać i archiwizować dane, a osoba odpowiedzialna za transport musi umieć te dane sprawdzić. Bez procedury łatwo o błędy, które narastają z każdą kolejną trasą.
Co firma powinna sprawdzić przed trasą międzynarodową?
Pojazd, masa i rodzaj przewozu
Pierwszy krok to ustalenie, czy konkretny pojazd albo zestaw przekracza próg 2,5 tony DMC i czy jest wykorzystywany w przewozie, którego dotyczą przepisy. Szczególną uwagę trzeba zwrócić na zestawy z przyczepą, bo masa całego zestawu może zmienić ocenę obowiązków.
Warto też uporządkować dokumenty pojazdu, zlecenia transportowe i informacje o rodzaju przewozu. Jeżeli firma wykonuje trasy zagraniczne, kabotaż albo przewozy na rzecz kontrahentów, nie powinna opierać się na ustnych założeniach. Potrzebna jest konkretna analiza.
Tachograf i karta kierowcy
Jeżeli pojazd podlega obowiązkowi tachografu, trzeba sprawdzić, czy urządzenie jest właściwie dobrane, zalegalizowane i obsługiwane. Kierowca powinien posiadać odpowiednią kartę oraz wiedzieć, jak rejestrować jazdę, inną pracę, dyspozycyjność i odpoczynek.
Dane z tachografu powinny być regularnie pobierane, archiwizowane i analizowane. To ważne nie tylko przy kontroli drogowej, ale również przy bieżącym zarządzaniu firmą. Dane pokazują, czy trasy są planowane realistycznie i czy kierowcy nie są stawiani w sytuacji, w której terminy wymuszają naruszenia.
Czas pracy i planowanie tras
Przy przewozach międzynarodowych planowanie trasy nie może ograniczać się do liczby kilometrów. Trzeba uwzględnić postoje, załadunki, rozładunki, odprawy, korki, ograniczenia ruchu oraz odpoczynki kierowcy. Jeżeli plan jest ułożony zbyt ciasno, ryzyko błędów rośnie niezależnie od doświadczenia kierowcy.
Dobrze przygotowana firma nie zostawia kierowcy samego z problemem. Organizacja transportu powinna zakładać zgodność z przepisami i realne warunki pracy, a nie tylko oczekiwany czas dostawy.
Dokumentacja i kontrola wewnętrzna
W firmie warto sprawdzić, kto odpowiada za pobieranie danych, kto analizuje naruszenia, jak długo przechowywane są pliki i jak reaguje się na błędy. Monitoring GPS może pomóc w analizie tras, postojów i organizacji pracy, ale powinien być spójny z dokumentacją oraz zapisami z tachografu.
Najgorszym rozwiązaniem jest porządkowanie dokumentów dopiero po kontroli. Dużo bezpieczniej jest prowadzić je na bieżąco i regularnie sprawdzać, czy sposób pracy kierowców odpowiada przyjętym zasadom.
Jak DANWOJ może pomóc?
DANWOJ wspiera firmy i kierowców w obszarach, które łączą się z przygotowaniem do kontroli i bezpieczną organizacją transportu: tachografy, ewidencja czasu pracy kierowców, badania psychologiczne, BHP, monitoring GPS oraz KOD 95 tam, gdzie jest wymagany dla danego kierowcy i rodzaju przewozu.
Jeżeli firma nie ma pewności, czy jej pojazdy podlegają nowym wymaganiom, warto sprawdzić to przed kolejną trasą. Tak samo warto przeszkolić kierowców z obsługi tachografu i zasad dokumentowania pracy. To ogranicza ryzyko błędów i ułatwia codzienne zarządzanie transportem.
Wniosek
Tachograf w pojazdach powyżej 2,5 tony DMC wykorzystywanych w międzynarodowym transporcie rzeczy albo kabotażu to temat, który wymaga indywidualnej oceny. Nie każdy bus będzie objęty takimi samymi obowiązkami, ale firmy wykonujące przewozy zagraniczne nie powinny ignorować zmiany.
Jeżeli chcesz uporządkować tachografy, ewidencję czasu pracy kierowców, dokumentację, badania psychologiczne, BHP, monitoring GPS albo KOD 95 w firmie, skontaktuj się z DANWOJ.
DANWOJ
ul. Spokojna 9, Oborniki Wielkopolskie
tel. 721 260 636 / 663 164 338
www.danwoj.pl