Należności z tytułu podróży służbowych

W dzisiejszych czasach mamy wiele dostępnych materiałów zawierających informację dotyczącą należności z tytułu podróży służbowych jednak wielu kierowców wciąż nie jest świadomych jakie należności przysługują im z tytułu odbytych podróży służbowych na zlecenie swojego pracodawcy. W jaki sposób rozliczamy poszczególne składniki wynagrodzenia z tytułu delegacji oraz czym jest dieta i ryczałt za nocleg?

Zgodnie z Ustawą z dnia 16 kwietnia 2004 roku o czasie pracy kierowców (Dz. U. 2004 Nr 92 poz. 879) podróż służbowa to każde zadanie służbowe polegające na wykonaniu na polecenie pracodawcy przewozu drogowego poza miejscowość siedziby pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddziały lub za polecenie wyjazdu poza miejscowość siedziby pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddziały w celu wykonania przewozu drogowego. W związku z odbyciem przez pracownika podróży służbowej na terenie kraju lub poza jego granicami, kierowcy przysługują należności z tytułu diety oraz ryczałtu za nocleg. 

Podróże służbowe na terenie kraju

Należności z tytułu diety i ryczałtu za nocleg na terenie kraju reguluje Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na terenie kraju zgodnie, z którym dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę podróży. Należności z tytuł diet obliczamy od momentu rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w poniższy sposób:

1. a) jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

– mniej niż 8 godzin: dieta nie przysługuje,

– od 8 do 12 godzin: przysługuje 50% diety,

– ponad 12 godzin: przysługuje dieta w pełnej wysokości,

1. b) jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

– do 8 godzin: przysługuje 50% diety,

– ponad 8 godzin: przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Dieta krajowa nie przysługuje za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika oraz w przypadkach, gdy pracownikowi przebywającemu w podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem. 

Kolejnym składnikiem wynagrodzenia z tytułu podróży służbowej na terenie kraju jest ryczałt za nocleg , który przysługuje kierowcy, gdy nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godziną 21:00 a godziną 07:00. Pracownikowi, który nie przedłożył rachunku za hotel jednak nie wyższego niż dwudziestokrotność stawki diety za dobę hotelową oraz pracownikowi, który nie miał zapewnionego bezpłatnego noclegu przez swojego pracodawcę przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety. 

Podróże służbowe poza granicami kraju

Należności z tytułu diety i ryczałtu za nocleg poza granicami kraju reguluje Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu zagranicznej podróży służbowej, zgodnie z którym dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej i obliczamy ją w następujący sposób: 

1. Za każdą dobę w podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości,
2. Za niepełną dobę w podróży zagranicznej:

       – do 8 godzin: przysługuje 1/3 diety,

      – ponad 8 do 12 godzin: przysługuje 50% diety,

     – ponad 12 godzin: przysługuje dieta w pełnej wysokości. 

Dieta przysługująca w czasie zagranicznej podróży służbowej jest określona w załączniku do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu zagranicznej podróży służbowej. Należy zwrócić uwagę, że w przypadku kiedy kierowca otrzymuje od swojego pracodawcy należność na wyżywienie, dieta nie przysługuje, natomiast w sytuacji kiedy otrzymywana kwota jest niższa niż przysługująca dieta, pracownikowi należy się wyrównanie do wysokości diety. 

W skład należności z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju również zaliczamy ryczałt za nocleg, który przysługuje w wysokości 25% limitu określonego w załączniku do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu zagranicznej podróży służbowej. W sytuacji, w której pracownik korzystał z usługi hotelarskiej przysługuje mu zwrot kosztów potwierdzanych rachunkiem jednakże tylko jeśli mieści się on w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w wyżej wymienionym załączniku do rozporządzenia. Należy pamiętać, że ryczałt za nocleg nie przysługuje kierowcy, jeśli pracodawca zapewnia mu bezpłatny nocleg. 

Znajomość przepisów regulujących przysługujące należności kierowców odbywających podróże służbowe jest niezbędna zarówno pracodawcom jak i kierowcom w celu  prawidłowego rozliczenia delegacji. Przytoczone należności z tytułu diet oraz ryczałtów za noclegi to jedynie najistotniejsze składniki należności z tytułu podróży służbowych, w związku z czym warto zapoznać się szczegółowo z wyżej wymienionymi rozporządzeniami.